Arca EVOLUTION, un ERP su misura

La scelta di un gestionale ERP è cruciale per un'azienda, poiché è da esso che dipende la fluidità e l'integrazione dei processi di business. Ancor più se l'azienda è protagonista di un'evoluzione vivace e dinamica come quella di Soluzione Ufficio, azienda nata nel 1999 a Sandrigo, in provincia di Vicenza, con l'obiettivo di dare supporto al tessuto di piccole e medie imprese della provincia con il necessario per la conduzione di un ufficio. Allora la tecnologia era per lo più incarnata dalle macchine multifunzione, offerte da Soluzione Ufficio in vendita e in noleggio operativo, oltre ovviamente ai consumabili e al materiale informatico tradizionale.

Il giro d'affari si amplia e offre a Soluzione Ufficio l'opportunità di espandere la propria area d'azione, allargandosi alla provincia di Padova e ad una parte della provincia di Treviso. L'ingresso in un'area più vasta consente a Soluzione Ufficio di entrare in contatto con una serie di altri enti pubblici, ASL e istituti scolastici, ma in particolar modo con l'Università di Padova per un progetto che rappresenterà il punto di svolta per la società vicentina.

L'ateneo invita Soluzione Ufficio a costruire un piccolo mercato digitale, una sorta di e-commerce interno, a cui i dipartimenti universitari possano rivolgersi per l'acquisto di materiale di consumo ed elettronico. Se si escludono i grandi marchi dell'elettronica, Soluzione Ufficio è realtà pioniera in questo campo con la pubblicazione del proprio catalogo in digitale e, nel contesto del mercato elettronico MEPA, a partecipare a gare pubbliche.

Arriva il 2011 e la spending review del Governo Monti che impone l'obbligatorietà del mercato elettronico per la Pubblica Amministrazione: Soluzione Ufficio si trasforma in una società all digital e coglie nuovamente l'opportunità di espandere il proprio raggio d'azione, diventando un fornitore nazionale e intessendo nuovi rapporti di fornitura diretta con grandi big del settore, come ad esempio HP, Samsung, e Lexmark.

Soluzione Ufficio conta oggi 35 collaboratori, oltre 3000 clienti attivi nelle province di Vicenza - Padova e oltre 12 mila in Italia equamente divisi tra clientela pubblica e privata, per un fatturato che punta ai 60 milioni di Euro.

Il dinamismo evolutivo di Soluzione Ufficio ha sempre reso problematica la gestione delle attività con un ERP: le soluzioni adottate sono state diverse nel corso degli anni, ma per qualche motivo sempre lacunose in qualche aspetto. Più mancanze che problemi risolti, e gli sviluppi con nuove funzionalità e automatismi sono state difficili da immaginare e pianificare.

Nel giugno del 2018 Soluzione Ufficio decide, dopo aver ultimato il trasloco della sede operativa, di selezionare un nuovo gestionale ERP che sia in grado di sostenere le nuove dimensioni e le esigenze del business e la scelta ricade su Arca EVOLUTION di Wolters Kluwer Tax & Accounting Italia. L'automatizzazione delle operazioni che efficienta i processi aziendali, contabili, commerciali, logistici, produttivi, documentali e la vasta capacità di analisi e reportistica per monitorare con attenzione l'andamento del business sono state le principali ragioni della scelta. Non solo: la flessibilità di Arca EVOLUTION e l'elevato grado di personalizzazione ha permesso a Soluzione Ufficio di adottare il nuovo gestionale senza dover cambiare processi e abitudini aziendali.

L'implementazione è immediata. Dario Giovanardi, commerciale e memoria storica di Soluzione Ufficio, racconta l'esperienza: "Ci siamo sentiti seguiti e capiti perché, quasi fossimo un’azienda pilota, Wolters Kluwer ci ha ascoltato nelle necessità della nostra attività e insieme abbiamo discusso, studiato e sviluppato personalizzazioni adeguate sia al nostro business sia alla nostra azienda".

Giovanardi sottolinea come Arca EVOLUTION sia stato in grado di adattarsi alle esigenze di Studio Ufficio tra le quali, ad esempio, la necessità di disporre di estrapolazioni statistiche particolari per adeguare il posizionamento commerciale: "La facilità di interazione con il database MS SQL Server, su cui Arca EVOLUTION è costruito, è un elemento fondamentale per noi, ad esempio per gestire le attività di import ed export di dati per variazioni massive basate sulla categorizzazione di clienti o di prodotti. L’impatto è sulla redditività e sulla marginalità anziché sull’andamento del mercato. La velocità e la flessibilità dell’ERP è dunque decisiva".

Arca EVOLUTION è ideale per la navigabilità dei dati

Un’altra necessità messa in evidenza da Dario Giovanardi è quella della navigabilità dei dati: "Arca EVOLUTION si è dimostrato ideale. Il ciclo documentale è accessibilissimo e si può ripercorrere l’intera storia del prodotto. Le personalizzazioni che abbiamo richiesto e rapidamente ottenuto ci consentono ora un tracking preciso e documentato di un prodotto, di un ordine o di una consegna". Attualmente è in via di sviluppo un automatismo di import di listini commerciali dai quali sviluppare preventivi. "L’automazione dei processi bypassa la necessità di specifiche esperienze e semplifica, velocizza e storicizza l’operazione".

Ma le personalizzazioni che Soluzione Ufficio ha richiesto per Arca EVOLUTION non si fermano qui. Cita ancora Giovanardi: "Stiamo sviluppando le attività sui solleciti di pagamento, sulla gestione delle visite programmate dei tecnici presso i clienti, la possibilità di gestione multi-azienda, avendo noi un gruppo". Non da ultimo l'impatto di Arca EVOLUTION sulle attività del magazzino di Soluzione Ufficio: "La nostra azienda è presente sui maggiori marketplace italiani ed esteri: non possiamo non citare Amazon", osserva Giovanardi. E c'è, infine, un ulteriore aspetto positivo rappresentato dalla compatibilità con il linguaggio XML a cui, sulla scorta dell'adozione della fatturazione elettronica, molti siti di e-commerce si stanno convertendo e con i quali Soluzione Ufficio si deve confrontare.

"Decisamente un gestionale che ci aiuta. Ha un’ottima flessibilità, una gestione puntuale e precisa del magazzino, una contabilità automatizzata di facile approccio e le personalizzazioni sono davvero un elemento decisivo. Siamo clienti di Wolters Kluwer Tax & Accounting molto esigenti, fantasiosi e propositivi. Ma abbiamo trovato un partner digitale in grado di stare al nostro passo che ci propone soluzioni adeguate, scalabili e sostenibili. Per fare un ultimo esempio abbiamo discusso e in questi giorni stiamo implementando una funzionalità di pianificazione acquisti all’interno di Arca EVOLUTION. Questa personalizzazione ci consentirà di inviare ordini ai fornitori in automatico in base a criteri stabiliti, ad esempio il prezzo. Per questo sviluppo abbiamo importato una mole enorme di dati dai listini dei nostri fornitori, parliamo di oltre 400mila articoli con immagini, descrizioni e relativi prezzi", conclude Giovanardi.